GÉNÉRALITÉS

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 L’événement Volvic Halloween Trail (VHT) qui se déroulera le 31 octobre 2023 est organisé par l’association Volvic Natura Trail dont le siège est situé 16 rue des Batignolles, 63530 Volvic. La partie course à pied de l’événement répond à la réglementation des courses hors stade.

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LIEU

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L’organisation (accueil, départs, arrivées, vestiaires, podium,) se déroulera au complexe sportif route de Marsat de Volvic 63530.

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INSCRIPTIONS

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​Pour toutes les courses, l’inscription doit se faire avant le 28 octobre 2023 en utilisant le lien depuis notre site, dans la rubrique inscription. Les inscriptions seront possibles sur place à partir de 17h suivant les places disponibles. Le paiement de l’inscription devra se faire uniquement par CB sur le site et par chèque sur place. Les documents à fournir (licences ou certificat médical) sont à télécharger sur votre fiche personnelle ou à donner le jour de la course pour les inscriptions sur site. Une majoration de 3 euros sera effectuée sur les inscriptions adultes se faisant sur place. 

Pour la course enfant une attestation parentale devra être remplie. Cette attestation est disponible dans la rubrique inscription du site.

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SÉCURITÉ ET CONSIGNES À RESPECTER

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1. Tous les participants coureurs de la VHT s’engagent à parcourir la distance et l’itinéraire prévus dans le meilleur esprit sportif et sont tenus de respecter scrupuleusement le code de la route lors des passages sur des portions de routes.

2.  Une surveillance médicale est assurée par une association de secouristes avec postes de secours aux points stratégiques précisés lors des consignes de course. Un coureur faisant appel à un secouriste se soumet de fait à son autorité et s’engage à accepter ses décisions. En cas de problèmes sur les parcours, chaque participant se doit de le signaler. L'organisation ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable en cas de défaillance physique ou psychique.

3.  Les participants s’engagent à respecter les décisions que pourraient prendre les organisateurs dans une situation d’urgence ou pour des modalités relatives à l’organisation de la manifestation. En cas de mauvaises conditions météorologiques (pluie, brouillard...) ou pour toute autre raison majeure, les organisateurs se réservent notamment le droit de modifier les circuits ou d’annuler les courses, même au dernier moment.

4. Il est strictement interdit d’abandonner ses déchets (tubes contenant des gels, papiers, détritus organiques, emballages plastiques...) sur le parcours. Des poubelles sont à disposition sur chaque poste de ravitaillement et doivent impérativement être utilisées. Les commissaires de course effectuent des contrôles volants sur les parcours.

5.  Tous les participants doivent conserver les déchets et emballages en attendant de pouvoir les jeter dans les poubelles mises à disposition sur les postes de ravitaillement

6.  Il est impératif de suivre les chemins tels qu’ils sont balisés, sans couper. En effet, couper un sentier provoque une érosion dommageable du site.

7.  Certains passages des parcours proposés empruntent des chemins privés, qui ne sont accessibles que le jour de la randonnée. A ce titre, l'enregistrement des parcours par quelque moyen que ce soit, à des fins autres que strictement personnelles, est interdit. Par conséquent, la divulgation de ces traces sur le net ou ailleurs est à proscrire.

8.  L'organisation décline toute responsabilité en cas de perte, vol et détérioration de matériel.

9.  Tous les coureurs devront être munis du matériel détaillé dans la partie « Equipement ».

10.  L’organisation se réserve le droit d’instaurer des délais de passage, de modifier certaines portions ou la totalité des épreuves si les conditions météorologiques sont de nature à mettre en péril la santé ou la sécurité des participants, et d’arrêter, sur avis médical, tout coureur présentant des signes de défaillance physique.

11.  Tous les coureurs s’engagent sur l’honneur à ne pas anticiper le départ, à parcourir la distance complète avant de franchir la ligne d’arrivée et à respecter le règlement de course.

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RETRAIT DES DOSSARDS

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 Le retrait des dossards pour les trails et la randonnée se fera au complexe sportif de Volvic le 31 octobre 2023 à partir de 17h.

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ÉQUIPEMENT

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​Course adulte et + de 14 ans :

​ Matériel obligatoire pour les trails selon la réglementation FFA Hors Stade :

• Une frontale capable de fonctionner sur votre temps de course.

• Un sifflet

• Le dossard propre à chaque coureur porté de façon visible et dans son intégralité

• Une couverture de survie pour se protéger soi-même ou un autre concurrent en cas de blessure 

• Éco-tasse obligatoire sur les ravitaillements, aucun gobelet ne sera fourni.

 

Course enfants

• Tenue de sport et chaussures adaptés à la course d’obstacle et course sur chemin

• Pour les 12-13 ans, une frontale capable de fonctionner sur le temps de course.

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Accompagnateurs

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 Toute aide des accompagnants ou spectateurs qui voudraient courir ou pédaler aux côtés des coureurs sera considérée comme tricherie et mènera à la disqualification du participant. Les spectateurs sont admis sur l'ensemble des parcours. Les chiens doivent être tenus en laisse pour la sécurité des participants.

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CHRONOMÉTRAGE DES TRAILS, POINTS DE CONTRÔLE ET BARRIÈRES HORAIRES

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Le chronométrage sera effectué par eRun63.

Seuls les coureurs souhaitant faire une seconde boucle auront une barrière horaire. Ils devront effectuer la première boucle en moins de 1h10 pour être autorisés à continuer sur la seconde.

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ABANDON

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​En cas d’abandon lors d’une course, un coureur doit obligatoirement prévenir le responsable du poste de contrôle le plus proche et y restituer son dossard. Le responsable du poste de contrôle invalide définitivement son dossard en le récupérant.

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JURY D’EPREUVE

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​Il est composé du comité d’organisation, de l’équipe médicale présente sur la course et du directeur de course

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CLASSEMENTS ET RÉCOMPENSES

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​La philosophie de l’événement ayant pour principal objet de sensibiliser à la richesse et la préservation d’un milieu naturel d’exception, l’aspect chronométrique et performance sportive est volontairement relégué au second plan au profit d’une expérience personnelle faite de valeurs de convivialité, de dépassement de soi et d’osmose avec la nature. De cette manière, seules les personnes suivantes seront récompensées :

 

• Le 1er garçon et la 1ère fille pour les 14-15 ans et pour les 16-17 ans.

• Pour le 9 km et le 18km (18 ans et plus) :

  • 1er, 2éme et 3ème scratch Femme et homme

• Pour les relais :

  • 1er, 2éme et 3ème relais scratch (Tous genres)

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ANNULATION D’INSCRIPTION

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Vous pouvez souscrire une assurance annulation au moment de l’inscription en ligne uniquement sur le module eRun63. En cas de maladie ou d’accident, l’inscription sera remboursée uniquement si souscription d’une assurance annulation et sur demande, reçue avant le 28/10/2023 minuit. En absence de souscription d’une assurance annulation, aucun remboursement ne sera effectué.

 

​ANNULATION DES COURSES

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​En cas de force majeure, d’évènement climatique, de catastrophe naturelle ou de toute autre circonstance mettant en danger la sécurité des concurrents, l’organisation se réserve le droit de modifier le circuit ou d’annuler l’épreuve. En cas d’annulation de l’épreuve pour cause d’épidémie, d’événement climatique ou de catastrophe naturelle, aucun remboursement ne sera possible (un report éventuel d’une partie des frais d’inscription pourra être envisagé pour l’année suivante).

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ASSURANCE / RESPONSABILITÉ

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 L’événement est couvert par une assurance responsabilité civile souscrite par l’organisateur. Les licenciés bénéficient des garanties accordées par l’assurance liée à leur licence et il incombe aux autres coureurs de s’assurer personnellement. En complément, il est vivement conseillé aux coureurs de souscrire une assurance individuelle accident, couvrant leurs propres risques. En cas d’abandon, de disqualification (par l’organisation ou l’équipe médicale), la responsabilité de l’organisation est dégagée. La participation à l’épreuve se fait sous l’entière responsabilité des concurrents avec dénonciation de tout recours contre les organisateurs en cas de dommage et séquelles durant l’épreuve ou après l’épreuve.

 

 

DROITS À L’IMAGE

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Tout participant à l’événement renonce expressément à se prévaloir du droit à l’image durant l’épreuve, comme il renonce à tout recours à l’encontre de l’organisateur et de ses partenaires agréés pour l’utilisation faite de son image.

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INFORMATIQUE ET LIBERTÉ

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L’organisation se réserve le droit de communiquer la liste des participants et leurs coordonnées à ses partenaires. Conformément à la loi informatique et liberté du 06/01/1978 les participants possèdent un droit d’accès, de rectification ou de radiation des informations nominatives les concernant par demande écrite.

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ACCEPTATION

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L’inscription d’un participant atteste qu’il a pris connaissance de ce règlement et qu’il s’engage à en respecter sans restriction l’ensemble des dispositions. Le fait de s’inscrire à l’une des courses ou randonnées de l’événement implique, de la part des participants, l’acceptation pleine et totale du présent règlement.